Резервная копия базы 1С: что компания обязана хранить и где держать копии
Если учёт ведётся в 1С, данные бухгалтерского и налогового учёта накапливаются в её базе, и без резервной копии, которая хранится не на рабочем компьютере, их можно потерять за один сбой. Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность компания обязана хранить не меньше пяти лет после отчётного года, а их хранение организует руководитель.
Отчётность · 3 октября 2026 · 11 минут чтения
Базы бухгалтерских данных размещают в РоссииРезервная копия базы 1С нужна не только на случай поломки. Если учёт ведётся в 1С, в её базе накапливаются данные бухгалтерского и налогового учёта, а их сохранность компания как налогоплательщик обязана обеспечивать пять лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иного (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность компания хранит не меньше пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а организует их хранение руководитель (ч. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).
Сломался компьютер бухгалтера, не удалось обновление программы, вирус-шифровальщик зашифровал файлы — и без резервной копии компании придётся восстанавливать учёт. А за отсутствие первичных документов и регистров отвечают и компания, и должностное лицо.
Как часто делать резервную копию, ни закон о бухгалтерском учёте, ни федеральный стандарт о документах учёта не говорят — это решает компания. Мы советуем копии по расписанию, отдельную копию после сдачи отчётности за квартал и архивную — после годовой отчётности, на носителе, который хранится не рядом с компьютером. Базы данных учёта стандарт требует размещать в России (абз. 1 п. 25 ФСБУ 27/2021); по нашему прочтению, это касается и копий. Настроить копирование поручите бухгалтеру или специалисту по 1С, а сами раз в год убедитесь, что копия восстанавливается.
Что компания обязана хранить и сколько
Срок хранения документов бухгалтерского учёта — не меньше пяти лет после отчётного года, а если правила архивного дела устанавливают больший срок — дольше (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Для данных учёта, которые накапливаются в базе 1С, отдельное требование есть в Налоговом кодексе и в федеральном стандарте о документах учёта.
| Что хранить | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерская отчётность | Не меньше пяти лет после отчётного года; дольше — если так установлено правилами архивного дела | ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ |
| Данные бухгалтерского и налогового учёта и другие документы, нужные для расчёта и уплаты налогов | Пять лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иного | подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Средства, которые позволяют воспроизвести электронные документы | Не меньше пяти лет после года, в котором по ним последний раз составляли бухгалтерскую отчётность | ч. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ |
Для базы 1С последняя строка значит простую вещь: через пять лет копию должно быть чем открыть. Поэтому вместе с архивной копией сохраняйте и саму программу той версии, в которой велась база.
Пять лет — нижняя граница для документов бухгалтерского учёта. Если в той же базе 1С ведутся кадры и зарплата, учтите, что у документов по личному составу свой срок: законченные делопроизводством после 1 января 2003 года хранятся 50 лет, если перечень архивных документов не устанавливает иного (ч. 2 и 4 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Наша рекомендация: если какие-то из этих документов есть только в базе, не удаляйте её архивные копии через пять лет — храните их весь срок этих документов.
Где хранить, говорит федеральный стандарт. Федеральный стандарт бухгалтерского учёта ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утверждённый приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н, называет документами учёта первичные учётные документы и регистры бухгалтерского учёта (подп. «а» п. 2 ФСБУ 27/2021). Он требует хранить эти документы и данные из них, а базы этих данных размещать на территории России (абз. 1 п. 25 ФСБУ 27/2021); если компания ведёт деятельность за рубежом и законодательство или правила той страны требуют хранить документы там, это тоже нужно обеспечить (абз. 2 п. 25 ФСБУ 27/2021). Требование о России действует с 1 января 2024 года (п. 2 приказа № 62н). К организациям бюджетной сферы стандарт не применяется (п. 1 ФСБУ 27/2021).
Кто отвечает за сохранность базы 1С
Хранение документов бухгалтерского учёта организует руководитель компании (ч. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Хранить документы и делать копии базы 1С может другой человек, но решить, кто это делает, как часто и где лежат копии, — задача директора.
Вести учёт руководитель обязан поручить главному бухгалтеру, другому должностному лицу компании или исполнителю по договору, а в случаях, которые называет закон, — например, если компания вправе применять упрощённые способы ведения бухгалтерского учёта, — может вести его сам (ч. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Кто бы ни вёл учёт — свой бухгалтер или внешний, — вопрос «где копия базы и кто её делает» остаётся за директором.
Компания должна обеспечить безопасные условия хранения документов учёта и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Какие именно, закон не говорит. Для базы 1С мы считаем необходимым минимумом копию, которая не пропадёт вместе с рабочим компьютером.
При смене руководителя документы учёта передаются, а порядок передачи компания определяет сама (ч. 4 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Включите в этот порядок копию базы и данные для входа в неё — и того же требуйте, когда уходит бухгалтер.
Как часто делать резервную копию и где её хранить
Ни закон о бухгалтерском учёте, ни ФСБУ 27/2021 не говорят, как часто копировать учётную базу и сколько копий держать. Частота зависит от того, сколько дней работы бухгалтерии компания готова вводить заново. Наша рекомендация:
| Копия (рекомендация редакции) | Когда делать | Где хранить | Сколько держать |
|---|---|---|---|
| Рабочая | По расписанию: каждый рабочий день или хотя бы раз в неделю | На отдельном носителе или в хранилище — не на том компьютере, где работает база | Несколько последних, чтобы можно было вернуться на день или неделю назад |
| Квартальная | После сдачи отчётности за квартал | Отдельно от рабочих копий | До архивной копии за этот год |
| Архивная | После сдачи годовой бухгалтерской отчётности | На съёмном носителе, который хранится не там, где компьютер с базой | Не меньше пяти лет; если в базе есть документы с большим сроком хранения, например по личному составу, — весь их срок |
Три правила для места хранения:
- Копия не лежит на том же компьютере, что и база, в том числе на его втором диске. Иначе она пропадёт вместе с ним — при поломке, краже или заражении вирусом-шифровальщиком.
- Хотя бы одна копия не подключена к компьютерам компании постоянно — например, лежит на съёмном носителе, который отключают после копирования. Так шифровальщик не зашифрует копию вместе с базой.
- Копии остаются на территории России. С 1 января 2024 года базы данных учёта размещаются в России (абз. 1 п. 25 ФСБУ 27/2021); по нашему прочтению, это касается и копий — исключения для них стандарт не делает. Поэтому зарубежное облачное хранилище для копий базы не подходит.
Как проверить, что копия восстанавливается
Файл копии на диске ещё не значит, что из него восстановится база. Раз в год, после архивной копии, попросите специалиста восстановить её в отдельную, проверочную базу — не поверх рабочей — и сформировать в ней бухгалтерский баланс за год, за который сделана копия. Если он совпадает со сданной годовой отчётностью, копия годится. Если в базе ведутся кадры и зарплата, откройте в копии и несколько документов по сотрудникам. Запишите дату проверки, какую копию проверяли и кто проверял.
Если база уже пропала, а копия есть, восстановление — работа специалиста. Вам важно знать дату последней копии: всё, что внесено в учёт после неё, придётся ввести заново.
Если учёт ведёт внешний бухгалтер или база в облаке
Внешний бухгалтер нередко ведёт базу компании у себя. Пока договор действует, это удобно, но при расторжении компания рискует остаться без данных учёта, а хранить документы учёта обязана она (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Договоритесь заранее и запишите в договоре:
- у кого и где стоит база компании;
- как часто компания получает копию базы и данные для входа в неё с полными правами;
- как база передаётся компании при расторжении договора.
Если базу размещает исполнитель на своём сервере или в своём облаке, в договоре нужны те же условия и ещё одно — где физически хранятся база и копии. Базу стандарт требует размещать в России (абз. 1 п. 25 ФСБУ 27/2021), и копии, по нашему прочтению, тоже.
В сервисе 1С:Фреш копии делает сам сервис. По справке сервиса о резервном копировании, системная копия создаётся ежедневно, но управлять ею пользователь не может; зато он может настроить копии по расписанию, сделать копию по требованию и выгрузить её на свой компьютер. Выгруженную копию на своём компьютере, по той же справке, как правило, можно открыть только в версии программы ПРОФ или КОРП, а не в базовой (данные приложений с пометкой КОРП или СПЕЦ — только в КОРП), — это стоит знать заранее, если архивная копия понадобится через несколько лет.
Что будет, если не сделать
Если база пропала, а копии нет, компания должна принять все возможные меры, чтобы восстановить утраченные документы учёта (п. 27 ФСБУ 27/2021). Например, собирать учёт заново по сохранившимся документам и выпискам банка. Если восстановить не удалось, последствия такие:
| Последствие | Кому | Основание |
|---|---|---|
| Штраф от 5 000 до 10 000 рублей за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту — отсутствие первичных документов, регистров или отчётности в течение сроков хранения | Должностному лицу — это может быть и директор | ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ и примечание 1 к ней; примечание к ст. 2.4 КоАП РФ |
| При повторном нарушении, предусмотренном ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ, — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до двух лет | Должностному лицу | ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ |
| Штраф за грубое нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения, в том числе за отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского или налогового учёта. Если нарушение в одном налоговом периоде, штраф 10 000 рублей; если в нескольких, 30 000 рублей; если занижена налоговая база, 20 % неуплаченного налога, но не меньше 40 000 рублей | Компании | п. 1–3 ст. 120 НК РФ |
| Если учёта нет или он ведётся так, что налоги исчислить невозможно, налоговый орган вправе определить налоги расчётным путём — по информации о компании и данным об аналогичных налогоплательщиках | Компании | подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ |
Есть и личный риск. В деле о банкротстве важно, есть ли у компании документы бухгалтерского учёта к моменту введения наблюдения или признания её банкротом. Если их нет, в них нет обязательной информации или она искажена и из-за этого существенно затруднены процедуры банкротства, закон предполагает, пока не доказано иное, что долги не погашены из-за действий или бездействия контролирующего лица (подп. 2 п. 2 ст. 61.11 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»). Это предположение применяется к тем, на кого возложены организация учёта и хранения документов или их ведение и хранение (п. 4 ст. 61.11 закона № 127-ФЗ), а руководитель компании, пока не доказано иное, считается контролирующим её лицом (подп. 1 п. 4 ст. 61.10 закона № 127-ФЗ). Если полностью погасить долги невозможно из-за действий или бездействия контролирующего лица, оно несёт субсидиарную ответственность — отвечает лично по тем долгам компании, которые она не может погасить (п. 1 ст. 61.11 закона № 127-ФЗ). Предположение можно опровергнуть, но опровергать его придётся вам. О том, за что директор отвечает лично, мы писали отдельно.
Что изменится дальше
С 27 июля 2027 года в подп. 2 п. 2 ст. 61.11 закона № 127-ФЗ слово «наблюдения» заменяется словами «первой процедуры, применяемой в деле о банкротстве» (подп. «а» п. 62 ст. 1 Федерального закона от 26.07.2026 № 253-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О несостоятельности (банкротстве)“ и отдельные законодательные акты Российской Федерации»). В законе о банкротстве с этой даты появится реструктуризация долгов, поэтому момент, к которому проверяют документы учёта, будет называться по-новому; само предположение сохранится. К делам, возбуждённым до этой даты, новая редакция не применяется до окончания уже введённой процедуры (ч. 1 и 5 ст. 11 закона № 253-ФЗ). Для хранения базы и копий эта поправка ничего не меняет.
Других принятых, но ещё не вступивших в силу поправок к нормам, на которые опирается эта запись, при подготовке не найдено. Нормы меняются: перед тем как действовать, сверьте редакцию актов по ссылкам в «Источниках».
Источники
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: ст. 7, ст. 29 — ред. от 15.12.2025.
- Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ: ст. 23, ст. 31, ст. 120 — ред. от 04.08.2026.
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ: ст. 2.4, ст. 15.11 — ред. от 04.08.2026.
- Федеральный стандарт бухгалтерского учёта ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утверждённый приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н: раздел I, раздел IV; приказ — ред. от 23.12.2021.
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: ст. 22.1 — ред. от 13.12.2024.
- Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»: ст. 61.10, ст. 61.11 — ред. от 04.08.2026.
- Федеральный закон от 26.07.2026 № 253-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О несостоятельности (банкротстве)“ и отдельные законодательные акты Российской Федерации»: ст. 1, ст. 11 — не вступил в силу.
- 1С:Фреш: справка «О резервном копировании данных приложений сервиса».