Ничья обязанность: что в компании никто не делает, пока не придёт проверка

Компанию обычно разбирают на участки. Налоги и отчётность — бухгалтеру, своему или на договоре. Люди, трудовые договоры, отпуска — кадровику или тому, кто его заменяет. Договоры и споры — юристу, которого поднимают под конкретную сделку. Каждый занят своим, и со стороны кажется, что компания закрыта целиком.

Закрыта не целиком. Даже там, где участок есть, ответственность за его устройство остаётся на руководителе, то есть на вас: бухгалтер считает и сдаёт, а ведение бухгалтерского учёта и хранение документов организует руководитель (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А есть обязанности, которые не ложатся ни на один участок вообще. Их не забыли — их просто некому вспомнить.

Четыре вещи, за которыми никто не следит

Первое — годовые результаты. Не реже раза в год общество с ограниченной ответственностью проводит очередное заседание общего собрания участников, и именно на нём утверждаются годовые результаты деятельности. Конкретный срок называет устав, но он должен укладываться в границы: не ранее чем через два и не позднее чем через четыре месяца после окончания отчётного года (п. 2 ст. 34 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Отчётный год для годовой бухгалтерской отчётности — календарный, с 1 января по 31 декабря (ч. 1 ст. 15 закона № 402-ФЗ; исключения — годы создания, реорганизации и ликвидации), так что на практике это март и апрель. Готовит и проводит заседание исполнительный орган общества (п. 1 ст. 34 закона № 14-ФЗ), то есть директор. А утверждают годовые отчёты и годовую бухгалтерскую отчётность участники — это их компетенция (подп. 6 п. 2 ст. 33 того же закона). В обществе с единственным участником решения он принимает единолично и оформляет письменно, а правила о заседании к нему не применяются — кроме правил о сроках (ст. 39), так что срок остаётся и у собственника-директора. Кстати, обиходное «годовое собрание участников» в законе сейчас звучит иначе: «очередное заседание или заочное голосование для принятия решений общим собранием участников общества».

Второе — даже не обязанность, а дата: ваш собственный срок полномочий. Директора избирают на срок, определённый уставом (п. 1 ст. 40 закона № 14-ФЗ). Переизбрать его может общее собрание участников — или совет директоров, если устав отнёс этот вопрос к его компетенции (подп. 4 п. 2 ст. 33 того же закона). При этом факт принятия решения об избрании директора должен быть нотариально удостоверен (абз. 2 п. 1 ст. 40) — это не внутренняя бумага, которую можно подписать между делом. Что происходит с полномочиями, когда срок из устава прошёл, — вопрос спорный, и здесь он не решается. Важнее другое: дату из устава должен помнить кто-то внутри компании.

Третье — воинский учёт. Обязанности по его организации и ведению исполняют организации и их должностные лица в порядке, который устанавливает Положение о воинском учёте, утверждённое постановлением Правительства Российской Федерации от 27.11.2006 № 719 (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»). Обращены эти обязанности к руководителям и другим ответственным за военно-учётную работу должностным лицам организаций: оповещать граждан о вызовах и повестках военных комиссариатов, обеспечивать им возможность своевременно явиться, направлять сведения о работниках, состоящих на воинском учёте или обязанных состоять, — в течение пяти дней со дня изменения этих сведений, а о выявленных работниках, которые обязаны состоять на учёте, но не состоят, сообщать в военный комиссариат в течение трёх рабочих дней (п. 1 ст. 4 того же закона). Обратите внимание: норма сама называет хозяина — ответственного за военно-учётную работу. Но руководитель назван в ней первым, и назначение ответственного его из адресатов не убирает.

Четвёртое — уведомление в Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные. Оператор обязан подать его до начала обработки, кроме случаев, прямо названных в законе (ч. 1 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Не раз в год и не по запросу. Кого это касается и какие исключения знает закон, разобрано в записи об уведомлении.

Почему эти вещи выпадают из участков

Участок работает, пока снаружи есть тот, кто спрашивает. Налоговая присылает требование, сотрудник приходит за справкой, контрагент — за подписанным договором, инспектор — за документами по спецоценке. Вопрос извне сам находит исполнителя, и кажется, что так устроено всё.

У четырёх названных вещей — заседания участников, срока полномочий директора, воинского учёта и уведомления в Роскомнадзор — внешнего вопроса нет. Заседание готовит и проводит сам исполнительный орган, то есть директор. Уведомление в Роскомнадзор подаётся до начала обработки, и напомнить о нём в этот момент некому. Срок полномочий записан в уставе компании, а не в чьём-то календаре. О воинском учёте чаще всего вспоминают, когда приходит запрос из военного комиссариата, — а это уже не подготовка, а срок на ответ.

Есть и вторая причина, поглубже. Обязанность закон адресует компании, а компания действует через директора без доверенности (подп. 1 п. 3 ст. 40 закона № 14-ФЗ). Поэтому «компания обязана» и «я обязан» — про одного и того же человека. С ответственностью это тождество работает не всегда: у каждого штрафа свой адресат. А вот видит компанию целиком только директор — бухгалтер занят своим участком, кадровик своим, юрист приходит на конкретную задачу, и пробелы между участками заметны лишь с директорского места.

Чем оборачивается пропуск и кто платит

Пропуск обнаруживается обычно одним из двух способов: приходит проверка или начинается спор. И то и другое начинается не с обязанности, а с чего-то другого — с жалобы, сделки, конфликта участников, запроса из военного комиссариата.

Дальше важно, кто платит. Для Кодекса об административных правонарушениях директор — должностное лицо: руководители организаций несут административную ответственность как должностные лица (примечание к ст. 2.4 КоАП РФ от 30.12.2001 № 195-ФЗ). Но адресат штрафа у каждого состава свой.

За незаконный отказ в созыве собрания участников, уклонение от созыва и нарушение требований федеральных законов к порядку созыва, подготовки и проведения таких собраний штраф назначают и должностному лицу — от 20 до 30 тысяч рублей, и компании — от 500 до 700 тысяч (ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП). За непредставление или несвоевременное представление сведений, необходимых для ведения воинского учёта, отвечает только должностное лицо — от 40 до 50 тысяч рублей (ст. 21.4 КоАП); штрафа на компанию эта статья не устанавливает. А за неподанное уведомление в Роскомнадзор платит компания — от 100 до 300 тысяч рублей, и отдельного штрафа на директора коммерческого ООО эта часть не даёт: «должностным лицом» в ней названо должностное лицо государственного или муниципального органа либо некоммерческой организации (ч. 10 ст. 13.11 КоАП и примечания 2 и 3 к этой статье).

Общее правило при этом такое: назначение наказания компании не освобождает от ответственности виновного человека, кроме случаев, прямо названных в кодексе (ч. 3 ст. 2.1 КоАП). Так что вопрос «заплатит компания или я» решается не общим ощущением, а конкретным составом — и в двух случаях из трёх выше он решается не в пользу директора.

Что значит назначить хозяина

Держать всё это в голове не нужно и невозможно: обязанностей у компании много, и каждый год они меняются. Нужно другое — знать, что из них относится именно к вашей компании, и у каждой такой обязанности иметь хозяина.

Хозяин — это не «ответственный за направление». Это имя, срок и способ подтверждения. Не «надо бы провести заседание», а «протокол об утверждении годовых результатов к сроку из устава — у нас это 30 апреля; готовит тот, кто ведёт бухгалтерию; мне — подписанный протокол». Хозяин может быть и внешним: бухгалтер на договоре, юрист, кадровое агентство. Закон такое устройство допускает прямо: в воинском учёте он сам называет ответственного за военно-учётную работу. Важно, чтобы не осталось обязанностей, у которых имени нет вовсе.

Поручение при этом не снимает с директора ответственности за выбор исполнителя и контроль за ним; суды учитывают при этом обычную деловую практику и масштаб компании (п. 5 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 30.07.2013 № 62 «О некоторых вопросах возмещения убытков лицами, входящими в состав органов юридического лица»). Об этой личной части ответственности мы писали отдельно.

Ничьих обязанностей в компании не бывает — бывают обязанности, о которых никто не договорился. Разница между ними обнаруживается в неудобный момент: при проверке, при сделке, при разговоре с участниками. Начните с четырёх названных и с участков, которые уже за кем-то закреплены: у каждой строки назовите имя, срок и способ подтверждения. Объяснять потом, почему хозяина не было, — дольше.